Status quo digitalizacji w controllingu

Każdy specjalista ds. controllingu powinien zadać sobie 10 pytań

Przedsiębiorstwa przeszły długą drogę cyfrowej transformacji i digitalizacji, również w obszarze finansów i controllingu. To właśnie w biznesie najwięcej czerpie się z dobrodziejstw rozwijającej się technologii. Przygotowaliśmy dziesięć pytań, które pomogą controllerom lepiej zrozumieć zmiany, jakie obecnie zachodzą w systemie ich pracy.

Wszystkie przedsiębiorstwa – począwszy od sektora MŚP aż po duże korporacje – masowo cyfryzują się i digitalizują. Usprawnienia techniczne są ważne w każdej branży. Wielu controllerów zdaje sobie sprawę, że dzięki procesom sieciowym mogą być bardziej produktywni, a wyniki ich pracy będą dokładniejsze i bardziej przejrzyste.

1. Czy duże ilości danych (ang. Big Data) analizowane są za pomocą odpowiednich narzędzi?

Dobrze zoptymalizowany algorytm wyszukiwania wbudowany w moduł pozwala na szybkie przeszukiwanie pełno tekstowe dokumentów znajdujących się w bazie danych. Przykładem może być sytuacja, w której pracownik po dopięciu sprzedaży załącza do systemu odpowiednią notatkę opisującą zdarzenie. Od momentu zapisania dokumentu, jest ona dostępna dla każdego, kto posiada odpowiedni poziom uprawnień.

System ten nie tylko sprawdza się jako świetne narzędzie do przechowywania i przeszukiwania dokumentów. Jest to też doskonała inwestycja w bezpieczeństwo. Dokumenty dodane do bazy danych widoczne są tylko przez osoby do tego uprawnione i są one w pełni zabezpieczone przez przypadkowym lub umyślnym usunięciem, bądź zmianami.

Co to jest BIG DATA?

To zbiory danych o dużej objętości, różnorodności, zmienności oraz wartości. W zależności od branży i środowiska można nazywać tak bazy mające objętość liczoną w petabajtach, ale też i megabajtach. Analiza i przetwarzanie tak ogromnych ilości danych jest niezwykle trudne, ale przynosi wymierne korzyści. Big data ma zastosowanie wszędzie tam, gdzie dużej ilości danych cyfrowych towarzyszy potrzeba zdobywania nowych informacji lub wiedzy. Cyfrowe środowisko i Internet są idealnie przystosowane do korzystania z tak dużych baz danych. Amerykańskie przedsiębiorstwo analityczno-badawcze META Group opisało w 2001 roku Big Datę tzw. modelem 4V, tj. jeśli baza gromadzi dane:

  • o dużej objętości (volume)
  • o dużej zmienności (velocity)
  • o dużej różnorodności (vareity)
  • które wymagają oceny i weryfikacji (value)

Wśród technologii, które znajdują zastosowanie w Big data wymienić można: wielkoskalowe przetwarzanie baz danych, wyszukiwarki, data mining, rozproszone bazy danych, infrastrukturę chmurową, oraz oczywiście Internet.

2. W jaki sposób controllerzy mają wpływ na poprawę jakości danych?

Współcześnie liczba nowych sieci systemów rośnie coraz szybciej, dlatego większość transferów danych odbywa się w pełni automatycznie. Trudno nadążyć za takimi procesami. Przedsiębiorstwa muszą mieć jednak pewność, że pozyskują wiarygodne dane. Ostatecznie są one przecież kluczowym materiałem do podejmowania istotnych decyzji w przedsiębiorstwie. Jeśli jakość danych nie byłaby stale monitorowana i ulepszana, mogłoby to doprowadzić do błędnej interpretacji sytuacji przedsiębiorstwa, a co za tym idzie – problemów, pomyłek i strat.

3. Czy używane narzędzia umożliwiają wielowymiarową analizę danych i zapewniają niezbędne informacje?

Obliczając i podsumowując koszty, nie wystarczy spojrzeć na łączne wskaźniki. Dla przykładu, producent jednostkowy koncentruje się na zamówieniu sprzedaży i jego pozycjach. Jednak w przypadku hurtowni, istotniejsze są analizy konkretnych produktów i grup produktów w odniesieniu do klientów lub określonych regionów. Tylko w ten sposób można uzyskać niezbędną ilość informacji i danych, które mają ogromne znaczenie dla podejmowania właściwych decyzji.

Zastanów się, czy wykonywane analizy umożliwiają ci udzielenie odpowiedzi na takie pytania, jak np.:

  • Z jakiej grupy produktów i terytorium sprzedaży otrzymujemy najwięcej przychodów? Z jakimi zewnętrznymi czynnikami skorelowane są przychody firmy?
  • Czy efektywność sprzedawców jest ściśle związana z ich wynagrodzeniami? Jak kształtują się ceny tych samych produktów sprzedawane odbiorcom różnej wielkości?
  • Czy jesteśmy uzależnieni od jakiejś grupy odbiorców?

To właśnie odpowiedzi na tak zadane pytania stanowią wiedzę i mądrość pracowników, którzy przekuwają ją na sukces Twojego przedsiębiorstwa.

4. Czy używany jest system spójnego raportowania dla różnych wartości, miar i wag?

Co to jest trójkąt niematerialnych wartości organizacji?

Mądrość stanowi wierzchołek trójkąta niematerialnych wartości organizacji. Umożliwia ona wnioskowanie, selekcję i analizę informacji, które będą wykorzystywane przez przedsiębiorstwo. Im wyższa jest jakość danych, tym wyższa jest jakość informacji. Trzeba jednak pamiętać, że informacje mają charakter subiektywny, dlatego powinny być precyzyjne i dostosowane do umiejętności wnioskowania odbiorcy i jego doświadczenia.

W przedsiębiorstwie generuje się olbrzymie ilości danych, dlatego kluczowe jest stosowanie systemów informatycznych zarządzania, które będą je rejestrowały i właściwie przetwarzały. W związku z dynamicznym rozwojem technologii, przechowywanie, przetwarzanie i prezentowanie danych jest właściwie nieograniczone.

controlling finansowy erp

Funkcjonowanie przedsiębiorstwa na rynku międzynarodowym wymusza dostosowanie do szeregu różnych przepisów w zakresie księgowości, w tym obsługa wielu walut oraz systemu miar i wag, które obowiązują w różnych krajach. Warto zatem sprowadzić wszystkie wartości do wspólnego mianownika i stworzyć własny system raportowania wewnętrznego. Wówczas międzynarodowe analizy mogą być możliwe i sensowne.

5. Czy plan finansowy jest spójny z planem strategicznym i operacyjnym?

Tworząc plany na podstawie danych pozyskiwanych z różnych źródeł (np. arkusze Excel, system ERP, system do zarządzania projektami, system CRM i wiele innych), nie uniknie się pewnych odchyleń w prognozowanych wynikach. Często zdarza się, że pojedynczy plan jest wykonalny i realny, natomiast nie odnosi się do innych planów opracowanych w ramach jednego przedsiębiorstwa np. plan zakupu vs plan produkcji, tym samym nie uwzględnia konfliktów i ograniczenia zasobów, co wpływa bezpośrednio na wykonanie planu i skalę odchyleń w odniesieniu do realizacji.

Dobrym rozwiązaniem jest centralna baza danych, ze zintegrowanymi narzędziami planowania, które uwzględnia dostępność materiałów, zasobów ludzkich, maszyn i środków finansowych dla całego przedsiębiorstwa. Narzędzie oparte na jednej bazie danych umożliwia wykonanie wiarygodnych symulacji realizacji planu i sprawne wprowadzenie zmiany – system w czasie rzeczywistym monitoruje poziom odchyleń i ostrzega użytkowników w przypadku przekroczenia parametrów powyżej ustalonych poziomów tolerancji.

6. Jaki udział w opracowaniu analiz ma program Excel?

Arkusze kalkulacyjne są nadal ulubionym narzędziem większości controllerów i nie tylko: są łatwe w użyciu i elastyczne. Niestety, opracowanie raportów i zestawień za pomocą tradycyjnego Excel’a i jego odpowiedników jest czasochłonne, a te później są niestety również podatne na błędy. Analitycy i controllerzy, które wykonują większość swoich raportów za pomocą tego właśnie narzędzia, powinny rozważyć zastąpienie go efektywnym narzędziem wspierającym procesy tworzenia analiz i raportowania.

Praca na arkuszach kalkulacyjnych ogranicza dostęp do aktualnych danych w czasie rzeczywistym dla wielu osób. Przez to różne działy mogą podejmować decyzje w tym samym czasie na danych różniących się od siebie. To może spowodować pomyłki i nieścisłości. Zastąpienie arkusza Excel systemem do raportowania zredukuje ilość czasu na opracowanie raportów i zmniejszy ryzyko błędów

7. Czy i jak funkcjonuje centralne zarządzanie danymi?

Jedno przedsiębiorstwo może składać się z kilku mniejszych im podległych, w dodatku położonych w różnych lokalizacjach. Dzięki centralnemu zarządzaniu danymi, można uniknąć chaosu informacyjnego. Będzie to szczególnie pomocne w kwestii wymiany danych o klientach i dostawcach, a także danych o artykułach i produktach. Centralne zarządzanie pozwala na sprawne przygotowanie zestawień, pozwala uniknąć nieporozumień i eliminuje żmudne, ręczne przesyłanie i dopracowywanie danych.

8. Jak szybko można rozwiązywać bieżące problemy?

Po co stosuje się centralne systemy zarządzania danymi?

Przedsiębiorstwa wielooddziałowe często zmagają się z problemami w zakresie organizacji danych i przepływu informacji. Jest to związane z tym, że filie pracują na własnych bazach danych lub różnych systemach. To skutecznie uniemożliwia szybką i efektywną komunikację. Jak wiadomo, ta jest podstawą dobrego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zaburzenia komunikacyjne sprawiają, że uważne monitorowanie działań filii staje się niemożliwe. Korzystanie z centralnych systemów zarządzania danymi wspiera szybką wymianę potrzebnych informacji i danych, prowadzenie jednolitej polityki cenowej itp.

Zatrudnienie pracowników w obszarze controllingu spada. W 2004 r. na tysiąc pracowników przypadało 10 kontrolerów¹, a dziś jest ich mniej o ponad połowę. Jednocześnie potrzeba, aby jeszcze szybciej przetwarzać coraz bardziej złożone zapytania, nadal istnieje. Najczęściej oczekuje się, że odpowiedź na dane pytanie uzyska się w ciągu jednego dnia roboczego. Aby wywiązać się z tego zadania, dział controllingu musi skorzystać ze wszystkich dostępnych opcji technicznych, takich jak: systemy wczesnego ostrzegania (w przypadku przekroczenia lub braku kluczowych wskaźników), mobilna analiza danych oraz narzędzia do analizy ad-hoc.

9. W jakim stopniu oprogramowania wspomagają opracowanie skonsolidowanych raportów zarządczych?

Liczne przedsiębiorstwa prowadzą swoją działalność w ramach grup kapitałowych i różnych, oddzielnych segmentów biznesowych. W takich przedsiębiorstwach pracownicy działu controllingu, przygotowujący różne raporty, mają przed sobą duże wyzwanie. Muszą jak najszybciej, w terminie, dostarczyć wszystkim interesariuszom kompletne i wiarygodne informacje finansowe. Te mają dotyczyć całego przedsiębiorstwa, ale też i jego poszczególnych segmentów np. wyniki na poszczególnych rynkach, wyniki sprzedaży produktów, wyniki oddziałów itp. Nasze doświadczenia ze współpracy z klientami pokazują, iż proces konsolidacji danych finansowych na potrzeby raportowania (przygotowanie skonsolidowanego sprawozdania finansowego) oraz zarządczego (raporty menedżerskie) jest czasochłonny, angażuje duże zasoby ludzkie i często nie jest efektywnie wspierany przez właściwe narzędzia informatyczne.

Po co stosuje się centralne systemy zarządzania danymi?

Przedsiębiorstwa wielooddziałowe często zmagają się z problemami w zakresie organizacji danych i przepływu informacji. Jest to związane z tym, że filie pracują na własnych bazach danych lub różnych systemach. To skutecznie uniemożliwia szybką i efektywną komunikację. Jak wiadomo, ta jest podstawą dobrego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zaburzenia komunikacyjne sprawiają, że uważne monitorowanie działań filii staje się niemożliwe. Korzystanie z centralnych systemów zarządzania danymi wspiera szybką wymianę potrzebnych informacji i danych, prowadzenie jednolitej polityki cenowej itp.

10. Czy możliwe jest raportowanie także poprzez urządzenia mobilne?

Praca w kilku lokalizacjach oraz praca zdalna staje się coraz bardziej powszechna. W takich sytuacjach systemy zarządzania dokumentami zastępują szafki na dokumenty. Im bardziej mobilne są stacje robocze, tym bardziej mobilne i elastyczne powinny być narzędzia analityczne. Indywidualne raportowanie powinno być możliwe z dowolnego urządzenia, zarówno z laptopa, jak i smartphone’a.

¹Binder, Bettina C.K. & Dworski, Elmar A.: „Benchmarks und Best Practices in Controlling & Finance“ Controlling: Zeitschrift für erfolgsorientierte Unternehmenssteuerung – München 2005.
Dygitalizacja i cyfryzacja controllingu w Polsce - status quo

Przeczytaj również:

Jak możemy Ci pomóc?

Wybierasz system ERP i nie wiesz, które funkcjonalności odpowiadają potrzebom produkcji? Chcesz się upewnieć jakie mamy doświadczenia w integracji ERP z Twoim CAD?  Chętnie omówimy z Tobą możliwości, korzyści i wątpliwości, które masz. Zachęcamy do dzielenia się doświadczeniami, spostrzeżeniami i wrażeniami. Napisz do nas!