Z każdym kolejnym kwartałem Twój plik Excelowy powiększa się o kolejne kolumny, wiersze, specjalne formuły i makra? Czujesz, że coraz ciężej jest nadążyć za niekończącą się ilością zmiennych, danych i parametrów? Być może czas zastanowić się nad porzuceniem planowania produkcji w Excelu na rzecz dedykowanego oprogramowania. W tym artykule opiszemy wady zarządzania harmonogramem produkcyjnym za pomocą arkusza kalkulacyjnego, które sprawią, że zastanowisz się nad wdrożeniem oprogramowania klasy APS do zarządzania produkcją i harmonogramami.
Prosta forma przekłada się na ograniczone możliwości
Mimo tego co pisaliśmy wyżej, twierdzimy, że arkusz kalkulacyjny to naprawdę dobre narzędzie do tworzenia różnego rodzaju planów czy harmonogramów. Możemy samodzielnie skonfigurować odpowiednie zależności między komórkami, dzięki czemu zautomatyzujemy nasze wyliczenia oszczędzając przy tym cenny czas na obliczenia ręczne. Pracownicy produkcji i planiści w wielu firmach potrafią czynić cuda ze zwykłym arkuszem Excel. Niestety nadchodzi taki etap w cyklu życia firmy, gdy nawet najlepszy plik Excel naszpikowany dziesiątkami makr i funkcji staje się albo zbyt ograniczony funkcjonalnie albo zbyt powolny – najczęściej to pierwsze występuje szybciej, ale to właśnie drugi element często popycha firmy do decyzji o wyborze dedykowanego rozwiązania do planowania i harmonogramowania produkcji.
Arkusz Excel wymaga ręcznego wprowadzania informacji
Aby otrzymać dokładne dane wyjściowe – w naszym przypadku dobrze wyliczoną kalkulację harmonogramu produkcji, musimy upewnić się, że dane, które wpisujemy do systemu są poprawne. W tym miejscu pojawia się duże niebezpieczeństwo, ponieważ wszystkie dane, na których pracuje Excel muszą być wprowadzone ręcznie. Nawet jeśli nasz pracownik otrzymuje automatyczne wyliczenia związane z datami i wartościami zapotrzebowani, to w dalszym ciągu dane te oparte będą o inne dane, które ktoś wcześniej musiał „wklepać” do komputera. Manualne przepisywanie danych do arkusza Excelowego wiąże się z dużym ryzykiem powstawania błędów.
Jeżeli nie zostaną one szybko wychwycone, może się okazać, że stworzyliśmy plan zapotrzebowani i harmonogram produkcyjny oparty o nieprawdziwe dane. W najgorszym scenariuszu może przełożyć się to na niepotrzebne zamówienia do dostawców oraz przestoje na liniach produkcyjnych z powodu braków materiałowych. Problem okaże się jeszcze większy, gdy z arkuszy Excel korzysta więcej niż jedna osoba lub jeden dział.
Arkusz może być modyfikowany w danym momencie przez jedną osobę
Kolejnym problemem wynikającym z planowania pracy firmy produkcyjnej w arkuszu Excel jest fakt, że może być on modyfikowany w danym momencie przez jedną osobę. Wyobraźmy sobie scenariusz, w którym planista tworzy zaawansowany harmonogram prac produkcyjnych w pliku Excel. Następnie przesyła go do operatorów linii produkcyjnych w celu uzupełnienia listy wykonanych zadań. Plik taki wędruje po firmie, w nadziei, że docelowo zostanie uzupełniony przez wszystkich pracowników, w dodatku w sposób poprawny – między innymi bez usuwania i modyfikowania innych danych. Wydłuża to czas przepływu informacji do niepotrzebnego maksimum i jednocześnie zwiększa ryzyko błędu. Długi czas oczekiwania przekłada się również na to, że planista nie jest w stanie na czas reagować i modyfikować harmonogramu, ponieważ nie zna bieżącego stanu realizacji zleceń. Ograniczona wiedza planistów negatywnie wpływa na rentowność prowadzonych zleceń. Gdyby posiadali zintegrowane narzędzie informatyczne pozwalające na monitorowanie postępów realizacji zleceń w podziale na gniazda produkcyjne mogliby szybko reagować i odpowiednio układać harmonogram produkcji.
Nie tylko planiści korzystają z arkuszy Excel - w Twojej firmie krąży ich więcej
Różne działy twojej firmy tworzą arkusze Excel to uporządkowania swojej pracy niezależnie od siebie. Bardzo często przetwarzają w nich dane, które znajdują się w innych arkuszach, ale te niestety muszą wprowadzać ręcznie. W wyspecjalizowanym oprogramowaniu – raz wprowadzone dane mogą być przetwarzane w ramach różnych procesów. Nie będzie więc potrzeby, aby brygadier w twojej firmie generował arkusze Excel, które byłyby ręcznie uzupełniane danymi z harmonogramu produkcji, aby móc później zaznaczać stan, oraz tworzyć swój własny plan ich wykonania.
Problem ten teoretycznie może zostać rozwiązany poprzez stworzenie jednego dużego pliku Excel oraz udostępnienie go w chmurze, na przykład Google albo Microsoft. Rozwiązania te dalej jednak noszą duże prawdopodobieństwo powstania błędów i nieprawidłowości. W momencie jednoczesnej modyfikacji pliku przez kilka osób można uszkodzić strukturę danych – tyczy się to skomplikowanych wyliczeń. W przypadku ściągnięcia pliku na dysk i modyfikacji lokalnej, może się okazać, że plik modyfikuje jeszcze kilka osób i wszyscy posiadają inne jego wersje. Problemem może okazać się też bezpieczeństwo – udostępniając plik w Internecie może on trafić w niepowołane ręce lub zostać zmodyfikowany przez osobę, która nie powinna mieć do niego dostępu.
Wybierając zaawansowane narzędzie klasy APS (Advanced Planning and Scheduling) możemy nadawać specjalne uprawnienia dla każdego, w taki sposób, aby mieć dostęp tylko do danych, które potrzebne są do realizacji swoich zadań.
Przeczytaj również:
Jak możemy Ci pomóc?
Wybierasz system wspierający planowanie produkcji i nie wiesz, które funkcjonalności odpowiadają potrzebom Twojej produkcji? Chcesz się upewnieć jakie mamy doświadczenia w zakresie usprawnień w obszarze planowania produkcji i eliminacji wąskich gardeł? Chętnie omówimy z Tobą możliwości, korzyści i wątpliwości, które masz. Zachęcamy do dzielenia się doświadczeniami, spostrzeżeniami i wrażeniami. Napisz do nas!
