Aby usprawnić procesy biznesowe w przedsiębiorstwie należy zacząć od posprzątania biurek pracowników. Najczęściej zalegają na nich stosy dokumentów, bez których Twoja firma nie mogłaby skutecznie wykonywać swojej pracy. Problem jednak w tym, że ręczne uzupełnianie papierowych dokumentów czy też korzystanie z programów biurowych takich jak Office nie jest najbardziej efektywną metodą ich przetwarzania. Na ratunek przychodzi zintegrowany moduł DMS (Document Management System) należący do pakietu proALPHA ERP.
Wdrażając moduł DMS mamy pewność, że wszystkie dokumenty w naszym przedsiębiorstwie znajdują się w bezpiecznym miejscu. Jest to bardzo wygodny i szybki sposób na dostęp do dokumentów tylko dla uprawnionych. Korzystając z DMS mamy wreszcie narzędzie do administrowania naszymi dokumentami w sposób centralny, nie ważne czy są one zeskanowane jak na przykład faktury od klientów, protokoły czy umowy, czy też są to pliki komputerowe, na przykład arkusze Excel, obrazy czy pliki CAD.
Archiwizacja dokumentów może odbywać się metodą przeciągnij i upuść. Dokumenty dodane do systemu DMS proALPHA można powiązać z każdym obiektem znajdującym się w programie – do dokumentu faktury zakupowej może być dołączony jej skan, a do wydania zewnętrznego protokół odbioru towaru.
Twoje dokumenty zawsze pod ręką dzięki DMS od proALPHA ERP
Dobrze zoptymalizowany algorytm wyszukiwania wbudowany w moduł pozwala na szybkie przeszukiwanie pełno tekstowe dokumentów znajdujących się w bazie danych. Przykładem może być sytuacja, w której pracownik po dopięciu sprzedaży załącza do systemu odpowiednią notatkę opisującą zdarzenie. Od momentu zapisania dokumentu, jest ona dostępna dla każdego, kto posiada odpowiedni poziom uprawnień.
System ten nie tylko sprawdza się jako świetne narzędzie do przechowywania i przeszukiwania dokumentów. Jest to też doskonała inwestycja w bezpieczeństwo. Dokumenty dodane do bazy danych widoczne są tylko przez osoby do tego uprawnione i są one w pełni zabezpieczone przez przypadkowym lub umyślnym usunięciem, bądź zmianami.
DMS jest całkowicie zintegrowanym modułem systemu dla firm proALPHA ERP, sprawia to, że może być połączony z modułem WorkflowManagement, dzięki czemu uzyskamy pełną automatyzację procesów związanych z obiegiem dokumentów w firmie. Jednym z najczęstszych procesów związanych z obiegiem dokumentów oraz ich archiwizacją są:
- Proces rejestracji pism – księga kancelaryjna,
- Proces akceptacji i dekretacji kosztów – obieg faktury kosztowej i zakupowej,
- Tworzenie i akceptacja umowy,
- Obsługa zapytań od klientów – tworzenie ofert, zapytania do podwykonawców.
Szukając kompleksowego rozwiązania dla firm warto wybrać oprogramowanie proALPHA, które oferuje zarówno obsługę twardych procesów takich jak księgowanie, sprzedaż czy produkcja, jak i procesy miękkie, które są indywidualne dla każdego przedsiębiorstwa, a mogą być w pełni odzwierciedlone w modułach DMS i Workflow Management.
Przeczytaj również:
Jak możemy Ci pomóc?
Wybierasz system ERP i nie wiesz, które funkcjonalności odpowiadają potrzebom produkcji? Chcesz się upewnieć jakie mamy doświadczenia w integracji ERP z Twoim CAD? Chętnie omówimy z Tobą możliwości, korzyści i wątpliwości, które masz. Zachęcamy do dzielenia się doświadczeniami, spostrzeżeniami i wrażeniami. Napisz do nas!
