Dziś, bardziej niż kiedykolwiek wcześniej, sukces firmy zależy od wyboru odpowiedniego systemu ERP. Dlaczego jest on aż tak ważny? Z prostej przyczyny. Stanowi on centralny ośrodek danych, kontroluje wszystkie kluczowe procesy biznesowe i tworzy cyfrowy szkielet przedsiębiorstwa. Kluczowe znaczenie podczas wdrażania systemu ERP ma odpowiednio przygotowany listy wymagań funkcjonalnych. Jakie czynniki należy wziąć pod uwagę podczas jej tworzenia?
8 kroków do stworzenia dobrego arkusza wymagań funkcjonalnych
1. Ustalenie priorytetów zamiast listy życzeń
Podczas wyboru systemu ERP należy dokładnie zweryfikować potrzeby i priorytety firmy, także podczas konsultacji z pracownikami. Etap ten nie może jednak zamienić się w tworzenie listy życzeń, która zostanie ujęta w arkuszu specyfikacji bez uprzedniej weryfikacji każdego z punktów. Takie podejście byłoby ryzykowne ze względu na możliwość zagubienia się w chaosie wymagań już na starcie projektu. Aby temu zapobiec, zalecamy dostosowanie sugestii pracowników do taktycznych i strategicznych priorytetów firmy.
2. Określenie strategii i celów na przyszłość
Projekt ERP, którego głównym celem jest wyeliminowanie dotychczasowych słabych stron firmy, bez głębszego spojrzenia w przyszłość i możliwy rozwój firmy, wykorzystuje jedynie niewielką część jego potencjału. Z tego względu arkusz specyfikacji powinien uwzględniać także cele biznesowe na kolejne lata. Jeśli na tym etapie prac okaże się, że firma typuje różne scenariusze lub nawet sprzeczne cele, należy je odpowiednio uwzględnić. Dzięki temu nowy system ERP zachowa odpowiednią elastyczność.
3. Kontrola łańcuchów technologicznych i identyfikacja najsłabszych ogniw
Tworząc arkusz specyfikacji, trzeba pamiętać, że kluczowe problemy mogą być zidentyfikowane i rozwiązane tylko wtedy, gdy firma odnajdzie ich źródło. Dlatego też przedsiębiorstwa powinny zaczynać analizę od początku łańcucha wartości dodanej i prowadzić rozmowy z poszczególnymi działami z uwzględnieniem całego łańcucha procesów. Pomoże to zespołowi projektowemu uzyskać klarowny przegląd całego przepływu informacji i określić zależności.
4. Zbyt mało lub zbyt dużo informacji
W arkuszu specyfikacji powinny znaleźć się kluczowe wytyczne zrozumiałe zarówno dla zespołu projektowego po stronie przedsiębiorstwa, jak i firmy wdrożeniowej. Warto więc podczas prac koncentrować się na wymienieniu standardowych funkcjonalności systemu ERP w formie słów kluczowych. W celu kontroli poprawności przygotowania arkusza specyfikacji warto poprosić o pomoc zewnętrznego konsultanta lub pracownika spoza zespołu projektowego.
5. Wymagania zamiast funkcji: nie „jak?”, ale „dlaczego?”
Jeśli myślimy o wdrożeniu systemu ERP podczas tworzenia arkusza wymagań ERP, przekraczamy założony cel. Należy pamiętać, że pracownicy poszczególnych działów nie znają możliwości technicznych oprogramowania. W rezultacie możliwości automatyzacji czynności, które dotychczas były wykonywane ręcznie, nie są nawet brane pod uwagę. Aby uniknąć takich sytuacji, należy postępować zgodnie z prostą zasadą: arkusz specyfikacji nie wymaga opisów odpowiadających na pytanie „jak”, ale „co” i „dlaczego”.
6. Dokładna analiza istniejących procesów
Jeśli tworzymy wymagania w oparciu o aktualne procesy, ryzykujemy, że do nowego systemu trafią niepożądane funkcje hamujące rozwój firmy. W trakcie realizacji projektu ERP procesy i przepływy pracy są często zmieniane i redefiniowane. W rezultacie niektóre wymagania ulegają zmianie, dodawane są nowe, a stare mogą nawet zostać całkowicie usunięte. Dlatego zalecamy przeanalizowanie procesów podatnych na błędy oraz tych, które mają długi czas cyklu od początku i opisanie ich idealnej formy. W ten sposób można pokazać właściwy kierunek i wskazać aspekty, które wymagają szczególnej uwagi.
7. Opis obecnej i planowanej infrastruktury IT
Oprócz opisu aktualnego stanu infrastruktury informatycznej ważne jest również, aby w arkuszu specyfikacji opisać planowaną architekturę. Odpowiedzi na pytania takie jak „które aplikacje są połączone ze sobą?”, „gdzie możemy zastąpić ręczne wprowadzanie danych innymi rozwiązaniami?” lub „które lokalizacje również należy wziąć pod uwagę?” powinny być uwzględnione w arkuszu specyfikacji.
8. Szkic krótkiej i długiej wersji
Na początku procesu wyboru systemu ERP wystarczy krótki zarys najważniejszych wymagań. Wraz ze zbliżaniem się do końcowej fazy procesu selekcji, warto stopniowo rozszerzać oczekiwania, jednocześnie konfrontując je z celami biznesowymi firmy. Im lepiej dostawcy systemów ERP poznają potrzeby danego przedsiębiorstwa, tym lepsze rozwiązania dla kluczowych zagadnień projektu zaprezentują.
Aby arkusz specyfikacji okazał się solidnym fundamentem do określenia szczegółowych wymagań systemu ERP, należy przeznaczyć wystarczająco dużo czasu na jego stworzenie. Zespół projektowy powinien zaplanować kilka tygodni, a nawet miesięcy na stworzenie dokumentacji. Kwestie te mają szczególnie ważne znaczenie, gdy firma ma zostać poddana restrukturyzacji w trakcie realizacji projektu ERP.
Przeczytaj również:
Jak możemy Ci pomóc?
Wybierasz system wspierający planowanie produkcji i nie wiesz, które funkcjonalności odpowiadają potrzebom Twojej produkcji? Chcesz się upewnieć jakie mamy doświadczenia w zakresie usprawnień w obszarze planowania produkcji i zarządzania zmianą na produkcji? Chętnie omówimy z Tobą możliwości, korzyści i wątpliwości, które masz. Zachęcamy do dzielenia się doświadczeniami, spostrzeżeniami i wrażeniami. Napisz do nas!
