Zarządzanie jakością to podejście dążące do doskonalenia efektywności i elastyczności organizacji. Właściwie przeprowadzone, ma na celu spełnienie oczekiwań i wymagań oraz zaspokojenie potrzeb klienta, zwiększając wydajność przedsiębiorstwa. W tym podejściu każdy pracownik dąży do doskonalenia własnej pracy. Warto zatem postawić na narzędzia, które będą sprzyjały realizacji tej koncepcji.
Dojrzałe organizacje mają świadomość, że tylko kompleksowe zarządzanie jakością skutkuje w dłuższej perspektywie utrzymaniem wysokiego poziomu satysfakcji klienta. Przedsiębiorstwo musi więc nieustannie i systematycznie planować oraz realizować działania kontrolne na różnych etapach procesu wytwarzania i w różnych komórkach organizacji.
Jednym ze sposobów osiągnięcia powyższych celów może być wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem, zawierającego mechanizmy, które umożliwiają obsługę i wsparcie zarządzanie jakością. System proALPHA ERP doskonale odwzorowuje zachodzące w firmach procesy biznesowe, jak również wspiera i modeluje ich przebieg dzięki zintegrowanemu Workflow. Dodatkowo umożliwia definiowanie procesów kontroli jakości: od zakupu materiałów przez procesy produkcyjne po realizację standardów jakościowych narzucanych przez klientów końcowych. Ostatnim elementem kompleksowego zarządzania jakością jest funkcjonalność serwisu, gwarantująca klientom sprawną obsługę zgłoszeń serwisowych i przechowywanie historii poszczególnych obiektów serwisowych.
Dane podstawowe i Workflow
Szeroko rozumiane zagadnienie zarządzania jakością dotyczy nie tylko problemu definiowania parametrów kontroli i metod przeprowadzania badań, ale przede wszystkim gromadzenia i pielęgnowania danych podstawowych. Już od początku – od chwili zakładania indeksów i grup asortymentowych – brak spójnej polityki ich tworzenia może powodować spore komplikacje.
Powszechnie spotykanym problemem są zdublowane pozycje asortymentu, zaburzające rzeczywisty obraz dostępności stanów magazynowych oraz powodujące błędny bilans zapotrzebowania materiałowego w pętli MRP. System proALPHA zawiera zintegrowany mechanizm workflow, pilnujący przebiegu procesu wprowadzania nowych artykułów, jak również wymuszający na użytkownikach uzupełnianie danych z pożądaną dokładnością. Także inne dane podstawowe (m.in. dostawcy i ich powiązanie z pozycjami zakupowymi), mogą podlegać właściwemu procesowi gospodarczemu.
Ocena dostawców i plan próbek
Chcąc zachować odpowiedni poziom jakości pozyskiwanych z rynku materiałów produkcyjnych, warto zadbać o regularne kontrolowanie dostaw oraz prowadzenie skrupulatnej oceny dostawców. Ponadto, kontrolę jakości wspiera funkcjonalność umożliwiająca definiowanie częstotliwości i reguł próbkowania, różnych względem poszczególnych dostawców. Definicja określa pożądaną liczbę próbek dla konkretnej wielkości partii danego asortymentu oraz mówi o tym, jaka ilość braków/usterek jest akceptowalna, a jaka spowoduje odrzucenie dostawy. Dodatkowo, jeśli podczas rejestracji wyników z poprzednich badań stwierdzono niezgodności w ilości przekraczającej założone uprzednio wartości brzegowe, zdefiniowane reguły mogą automatycznie zmienić częstotliwość wykonywania próby. W powiązaniu z możliwością elastycznego tworzenia kryteriów oceny – odchyleń od pożądanych terminów dostawy, odchyleń od ilości, ceny oraz jakości – zyskujemy skuteczny system kwalifikacji dostawców.
Instrukcja kontroli i plan inspekcji
Aby proces kontroli jakości przebiegał sprawnie, pracownicy muszą otrzymywać jasną informację, w jaki sposób mają go realizować. W tym celu definiujemy w systemie instrukcję kontroli, czyli kompletny przepis mówiący o tym, jak przeprowadzić czynności kontrolne. Przy użyciu danych podstawowych, takich jak badane cechy, narzędzia, kwalifikacje oraz plan próbek, definiujemy instrukcję wykonawczą.
Jeżeli proces kontroli jakości jest bardziej złożony i wymaga zastosowania kilku instrukcji kontroli, możliwe jest ich zgrupowanie w ramach tzw. planu inspekcji. Ostatnią czynnością, jaką należy wykonać, jest powiązanie planu inspekcji z następującymi rodzajami danych:
- artykuł zakupowy lub produkowany;
- działanie procesu technologicznego lub zlecenie produkcji;
- zlecenie klienta lub zamówienie zakupu;
- dowód dostawy (WZ) lub przyjęcie zewnętrzne (PZ);
- numer partii lub numer serii;
- przyrząd pomiarowy.
Centrum kontroli
Rezultatem powiązania planów inspekcji z wyżej wymienionymi rodzajami danych jest wygenerowana przez system lista kontroli koniecznych do wykonania. Punktem wyjścia przeglądania wygenerowanych sugestii badań, rejestracji pomiarów czy analizy zarejestrowanych dotychczas wyników, jest tzw. centrum kontroli.
W głównym oknie programu widzimy sugestie kontroli, oznaczone pochodzeniem, statusem, zalecaną metodą inspekcji oraz datą wykonania. Wprowadzanie wyników testu odbywa się dla każdej cechy w połączeniu z każdą próbką. W zależności od tego, czy uzyskany wynik mieści się w zakresie wartości, leży poza nią, ale w granicy tolerancji, czy znajduje się poza wyżej wymienionymi, system odpowiednio zakoloruje wiersz na zielono, żółto lub czerwono. Rejestrując wyniki, możemy również odnotować użycie uprzednio specyfikowanego w instrukcji kontroli przyrządu pomiarowego.
Dla pozycji, które nie przeszły z pozytywnym wynikiem procesu kontroli, możliwe jest zarejestrowanie zgłoszenia serwisowego jako sposobu na dalsze procedowanie i dokumentację zwrotu towaru do dostawcy. W wypadku artykułów produkowanych przez zgłoszenie serwisowe generowane jest odrębne zlecenie produkcji, którego skutkiem może być naprawa lub ponowne wyprodukowanie wadliwego asortymentu.
Teczka produktu, obiekty serwisowe
Kompleksowe zarządzanie jakością to również utrzymanie i serwisowanie wyrobów przekazanych w użytkowanie klientom. Dla wszystkich produktów oznaczonych numerem serii możliwe jest założenie tzw. teczki produktu lub obiektu serwisowego. Dzięki temu system zbiera informacje o wszystkich zmianach dokonanych w trakcie życia wyrobu gotowego oznaczonego numerem serii, jak i jego elementów składowych. Wszelkie czynności serwisowe – wymiana czy naprawa części – pozostawiają ślad w postaci odpowiedniego rodzaju zmiany na śledzonym obiekcie. Teczki produktów mogą być wykorzystywane do przygotowywania zgłoszeń serwisowych. Na przykład części zużywające się i części zamienne są odpowiednio oznaczone w teczce produktu. Tym samym pracownik serwisu może dostarczyć części potrzebne do utrzymania instalacji lub zaplanować niezbędne czynności serwisowe.
Moduł serwis w systemie ERP
Dzięki funkcjonalności proALPHA Serwis możliwe jest przechowywanie informacji na temat okresu i warunków gwarancji udzielonych na poszczególne artykuły oraz miejsc przebywania poszczególnych obiektów serwisowych. Aplikacja proALPHA doskonale nadaje się również do ewidencji wszystkich zgłoszeń, jakie napływają od klientów. Śledzenie ich statusów oraz rodzajów umożliwia udzielenie szybkiej odpowiedzi w rozmowie z klientem na pytanie o poziom zaawansowania, jak i przeprowadzenia późniejszej analizy najczęstszych przyczyn pojawiających się awarii.
Dzięki zleceniom serwisowym możemy ewidencjonować koszty zużycia części zamiennych niezbędnych do realizacji zgłoszenia oraz pracochłonność zewnętrznych i wewnętrznych usług naprawczych. Uzupełnieniem funkcjonalności modułu proALPHA Serwis jest możliwość planowania działań konserwacyjnych obiektów serwisowych będących własnością klienta oraz przeprowadzania akcji serwisowych eliminujących usterkę wadliwej partii produkcyjnej.
Zalety zarządzania jakością w systemie proALPHA ERP:
- odwzorowywanie zachodzących w firmach procesów biznesowych;
- wspieranie i modelowanie ich przebiegu dzięki zintegrowanemu workflow;
- wymuszanie na użytkownikach uzupełniania danych z pożądaną dokładnością;
- umożliwienie definiowania procesów kontroli jakości;
- usprawnienie obsługi zgłoszeń serwisowych;
- możliwość przechowywania np. historii poszczególnych obiektów serwisowych czy potwierdzeń ważności uprawnień i kwalifikacji.
Artykuł ukazał się w nr 4(22) sierpień-wrzesień 2019 czasopisma „Production Manager”.
Przeczytaj również:
Jak możemy Ci pomóc?
Wybierasz system wspierający planowanie produkcji i nie wiesz, które funkcjonalności odpowiadają potrzebom Twojej produkcji? Chcesz się upewnieć jakie mamy doświadczenia w zakresie usprawnień w obszarze planowania produkcji i zarządzania zmianą na produkcji? Chętnie omówimy z Tobą możliwości, korzyści i wątpliwości, które masz. Zachęcamy do dzielenia się doświadczeniami, spostrzeżeniami i wrażeniami. Napisz do nas!
