Analiza przedwdrożeniowa systemu ERP uznawana jest często za „zaklęcie na sukces”. Pojawia się na samym początku poszukiwań systemu ERP i stanowi swoisty drogowskaz w podjęciu decyzji o najkorzystniejszym dla firmy rozwiązaniu. Przyjrzymy się zatem analizie przedwdrożeniowej (APW) oraz jej specyfice.
Przez wiele lat miałem okazję zapoznać się z różnymi APW. Jedne wypracowane przez profesjonalne, międzynarodowe firmy doradcze, gdzie dokumentacja była grubości ryzy papieru, inne stworzone przez jednoosobowe firmy doradcze, z mniej rozbudowaną dokumentacją, jednak bardziej zrozumiałe dla pracowników fabryki. Czytałem także dokumenty z APW, które zostały napisane przez samego klienta. Najczęściej liczyły jedynie około 30 stron, jednak zawierały kluczowe informacje, jasne w odczycie dla każdego pracownika. Te wszystkie doświadczenia wypracowały u mnie przekonanie, że model stworzenia analizy przedwdrożeniowej trzeba dobrać do wielkości organizacji oraz świadomości jej pracowników.
Analiza przedwdrożeniowa systemu ERP - dla kogo?
Jak to mój przyjaciel niegdyś powiedział – nie ma złych systemów ERP, są tylko różne potrzeby. Każda procedura, która ma usprawnić funkcjonowanie firmy, powinna zostać opracowana w sposób strategiczny, zgodny z potrzebami firmy. Nie inaczej jest z APW. Analizy przedwdrożeniowe najczęściej są dokonywane w organizacjach liczących do 200 osób, w których są zatrudnione co najmniej dwie osoby znające organizację z procesami, a także jej potrzeby, niedogodności, braki czy cele. Warto też, aby osoby te wiedziały w których punktach organizacja najbardziej potrzebuje zmian i jak ich dokonać, pomimo czyhających ograniczeń.
Wdrożenie ERP - jak się przygotować?
Firmy, z którymi miałem okazję współpracować, tworzyły APW własnymi zasobami bądź też korzystały z niezależnego, indywidualnego doradcy. Obie te formy mają swoje zalety, a także zwolenników. Podczas wyboru osób odpowiedzialnych za wdrożenie systemu ERP, należy kierować się przede wszystkim oczekiwaniami i potrzebami firmy.
- Indywidulany doradca (solo) – przeważnie jest to osoba, która wcześniej pełniła rolę konsultanta. W tym czasie uczestniczyła we wdrożeniach systemów, poznała kilka rynkowych narzędzi do zarządzania systemem ERP i ma doświadczenie w obiektywnej ocenie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie.
- Zespół wdrożeniowy – składają się na niego pracownicy firmy (najczęściej z działu IT), a także kierownicy produkcji i rozwoju. Wszystkie te osoby stanowią ważne ogniwo w procesie wdrożenia ERP, szczególnie wtedy, gdy posiadają doświadczenie z przynajmniej jednego wdrożenia ERP wewnątrz firmy lub znają procesy w organizacjach o podobnej wielkości czy strukturze.
Analiza przedwdrożeniowa - cel
Istotą analizy przedwdrożeniowej jest zdiagnozowanie aktualnych procesów, wybranie ogniw do likwidacji lub dokonania transformacji, wypracowanie nowych procesów i, co najważniejsze, zebranie informacji, na bazie których powstaną odpowiedzi na rozwiązywanie wyzwań, a nie wyłącznie specyfikacja funkcjonalna ERP. W ten sposób wypracowane oczekiwania firmy przyczynią się do trafnego wykonania przez zespół wdrożeniowy wyceny projektu, a następnie podjęcia właściwej decyzji o wyborze ERP.
Jak opracować analizę przedwdrożeniową dla systemu ERP?
Aby analiza była skuteczna, niezbędne będzie podjęcie wszechstronnych działań diagnozujących potrzeby firmy. W tym celu niezbędne mogą okazać się:
- wywiady z pracownikami różnego szczebla,
- zbadanie napotykanych przez pracowników problemów w różnych działach,
- rozpoznanie celów biznesowych po konsultacjach z Zarządem i kadrą kierowniczą,
- rzetelna analiza organizacji i jej aktualnego modelu biznesowego,
- zestawienie i porównanie oddolnej wizji pracowników firmy z celami biznesowymi Zarządu.
Kolejnym krokiem w tworzeniu APW, powinno być przygotowanie opisów procesów, które są istotne dla wykonania oceny przydatności. Specyfikacja wymagań powinna bowiem zawierać dokładne opisy procesów – wraz z danymi, wskazaniem miejsca zapotrzebowania na informacje, oznaczeniem obecnego etapu wprowadzania danych a także opis odpowiedzialności użytkownika za proces.
W sytuacji, gdy zespół tworzący zakres analizy przedwdrożeniowej określi proces, którego z racji wyjątkowego modelu biznesowego nie obsłuży system ERP, należy go opisać i wskazać dla modyfikacji.
Efekty analizy przedwdrożeniowej
Tak jak każda fabryka stara się utrzymać powtarzalną jakość w produkcji, tak też dostawca systemu ERP powinien mieć metodologię wdrożenia z narzędziem do zarządzania projektem. Takie rozwiązanie zagwarantuje powtarzalność jakości usług wdrożeniowych i pozwoli na kontrolowanie budżetu, celu i terminów, które wskazuje APW. Narzędzie takie powinno być zasilone dokumentami, notatkami i wnioskami z APW, na bazie których będzie opierało się wdrożenie.
W dzisiejszych czasach dokumentacja z analizy przedwdrożeniowej stanowi element umowy wdrożenia ERP. To właśnie na niej zostaje oparty budżet i harmonogram projektu. Warto więc, aby APW była dokonana rzetelnie i obiektywnie, gdyż ma to niebagatelne znaczenie dla kolejnego kroku, jakim jest wybór systemu ERP.
Jak wygląda proces wdrożenia ERP? Obejrzyj materiał Video:
Przeczytaj również:
Jak możemy Ci pomóc?
Wybierasz system ERP i nie wiesz jak się do tego przygotować? Zastanawiasz się jak opracować dokument analizy przedwdrożeniowej? Chętnie omówimy z Tobą możliwości, korzyści i wątpliwości, które masz. Zachęcamy do dzielenia się doświadczeniami, spostrzeżeniami i wrażeniami. Napisz do nas!